Bardzo często w projekcie pada pytanie: jaką dokumentację i jak bardzo szczegółową należy sporządzić. Często bywa też tak, że powstają z rozpędu tomy dokumentacji, które są mało przydatne już na etapie implementacji. Inną skrajnością jest całkowite wycofanie się z opisów na rzecz ulotnej pamięci ludzkiej. Powstaje zatem pytanie: ile dokumentacji należy sporządzić w trakcie prac analitycznych?

Jeśli potraktujemy dokumentację projektową, jako spadek całego zespołu dla potomnych, odpowiedź może być bardzo łatwa. Nie wolno jednak się ponieść uproszczeniom typu: przecież kilku programistów zawsze zostanie, albo przecież nie wymienimy całej firmy od ręki, lub też wiem jak myślę i co myślę i będę mógł odtworzyć wszystko za miesiąc, rok czy dekadę.

Właściwa alegoria spadku jest taka: zespół, jako organizm, jest niepowtarzalny. Ludzie wchodzący w jego skład, rozwiązywany problem, otoczenie biznesowe, sposób myślenia, poglądy i relacje międzyludzkie stanowią niepowtarzalną mieszankę, która składa się na ów organizm. Organizm z pewnością wcześniej lub później umrze — projekt dobiegnie końca, otoczenie, myślenie, poglądy i relacje też z czasem się zmienią. To co powstanie jako zespół projektowy w kolejnym projekcie po projekcie z pewnością będzie innym organizmem potomnym.

Co zatem można przekazać potomkowi? Słowną legendę o wielkiej walce z przeciwnościami losu? Naskalne malowidło pokazujące sposób pokonania przeciwności? Może jakiś komiks, pokazujących trudności i sposoby ich rozwiązania przedstawione w sposób żartobliwy i wciągający? A może 32 tomową encyklopedię typu Britannica?

Żeby odpowiedzieć na te pytania należy zastanowić się co można zrobić w wyznaczonym na projekt czasie. Pytanie to oczywiście należy zadać na samym początku projektu. Trzeba też się zastanowić jakie wskazówki możemy zostawić dla następnego zespołu. Jaki jest poziom rotacji zespołu oraz jakie jest prawdopodobieństwo, że oddany produkt będzie kiedykolwiek modyfikowany.

Wbrew pozorom odpowiedzi na te pytania nie są aż tak trudne. Należałoby zachować odrobinę zdrowego rozsądku i dystansu do tego co się robi. Tak na przykład, jeśli dostawca stale współpracuje z klientem, z pewnością klient będzie chciał w przyszłości jakichś modyfikacji. To samo dotyczy sytuacji, gdy chcemy na stałe współpracować z nowym klientem. Jeśli chcemy wypracować nowy, innowacyjny system lub framework, z pewnością będziemy potrzebowali w przyszłości wskazówek. Natomiast gdy wystawiamy dwumiesięczną loterię, to czy potrzebuje wskazówek? Wszystko zależy od otoczenia.

Jakiego rodzaju wskazówki to mogą być? Maile, notatki na serwetkach, lub arkusze kalkulacyjne są szybkim rodzajem notacji. Ale czy wytrzymają próbę czasu? Diagramy świetnie się czyta, ale czy ktoś, kto nie zna kontekstu odczyta z nich tak pożądane wskazówki? Ustrukturyzowane dokumenty czyta się tak samo, ale czy mamy czas je sporządzić i czy nie próbujemy spisać kolejną Britannikę?

Niestety na te pytania każdy zespół powinien odpowiedzieć sam. Czasami te decyzje podejmuje kierownik lub zarząd. Zawsze jednak trzeba się zastanowić i odpowiedzieć na pytanie: co pozostawimy w spadku jako zespół projektowy?